Compliance: Gestão de Contratos

Compliace: Gestão de contratos

Sim, gestão de contratos é um dos processos que dá suporte ao "compliance" porque engloba não apenas a criação, a execução e a renovação ou encerramento dos contratos mas especialmente a padronização dos termos e cláusulas segundo as políticas organizacionais da empresa, e obrigações e responsabilidades já assumidas com clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores, englobando ainda, o seu compromisso com as questões sociais, ambientais e de governança corporativa, mais conhecido pelo acrônimo ESG - Environment, Social and Governance.

Vale lembrar que qualquer contrato visa estabelecer as responsabilidades e obrigações entre as partes, dando-lhes segurança jurídica, por esta razão o contrato deve, além de ser bem redigido, ser consistente com as políticas organizacionais existentes, portanto a gestão de contratos também engloba a gestão de outros documentos aos quais o este deve aderir. Explico.

Se a organização tem uma Política de Fornecedores na qual determina que seu fornecedor não pode se valer de trabalho escravo, nem ter seus sócios envolvidos com práticas de corrupção ou ainda, que seus colaboradores se vinculam às regras de conduta, confidencialidade e sigilo daquela, o contrato deve fazer referência a estes documentos que devem ser disponibilizados ao contratado.

De modo que a gestão de contratos irá organizar e certificar que o relacionamento da empresa com seus clientes, fornecedores, prestadores de serviços está dentro de um padrão, da mesma forma que acontece com o contrato de trabalho.

Mas infelizmente essa prática raramente é vista entre pequenas e médias empresas, nas quais cada fornecedor apresenta seu contrato padrão e a empresa apenas verifica as condições de preço e pagamento e assina.

Por sua parte a própria empresa não costuma elaborar um contrato padrão que reflita a realidade do seu negócio, na grande maioria dos casos, há um copia e cola de modelos disponíveis na internet e a empresa só percebe os problemas disso quando há um inadimplemento ou uma demanda judicial, na qual se vê desamparada nas suas pretenções ou sobrecarregada com obrigações que não consegue cumprir.

Um bom contrato, seguido de uma boa gestão implica em diminuir custos e tempo  padronizando as negociações e diminuindo litígios e mais, passa uma imagem profissional da organização.

Mas e os custos disso?
Todo e qualquer investimento deve sempre levar em conta o seu custo-benefício, ou seja,  o investimento, por exemplo, em um contrato padrão, será feito uma única vez mas o documento será utilizado em todos os negócios firmados pela empresa fortalecendo as suas relações comerciais e minimizando os riscos acima mencionados.

E sobre a gestâo de contratos?
O estabelecimento do processo dependerá do tamanho da organização e da variedade das suas relações comerciais.
Normalmente uma empresa de pequeno porte não tem mais que 5 ou 6 fornecedores e seu portfólio de produtos e serviços também é pequeno, assim é possível a implementação de um processo de gestão simplificado na medida da sua necessidade, basta ter vontade e um bom planejamento.

Quer saber mais? Acompanhe as nossas próximas publicações.

Lilian Pinheiro

DPO, Adv. Esp. Proteção de Dados

Contato: lilian@lgpdhoje.com.br